Vertragsmanagement gewinnt immer mehr an Bedeutung und ist auch für kleine und mittelständische Unternehmen sehr wichtig. Denn nur wer seine Vertragsdaten sorgfältig pflegt, ist im Stande, erbrachte Leistungen termingerecht abzurechnen. Im Gegensatz dazu stehen Einbußen bei der Vertragsfakturierung, inkonsistente Informationen und unnötiger Aufwand.
Mit der weclapp Vertragsmanagement Software können Verträge nicht nur effizient verwaltet, sondern auch mit definierbaren Berechnungszyklen abgerechnet werden. So kommst du pünktlich an deine Einnahmen und sparst dir jede Menge Zeit und Mühe.
So verpasst du keine Frist mehr
Mit unserer Vertragsmanagement Software kannst du Verträge als digitale Akte anlegen, in der per Mausklick sämtliche Informationen zu bestehenden Verträgen abgerufen werden können. Das Einsortieren von losen Blättern in Aktenordner entfällt, stattdessen erinnert dich weclapp sogar an die Einhaltung von Terminen, Fristen und Laufzeiten. Der Clou: Ab sofort kannst du über das Vertragsmanagement-Modul in weclapp Verträge durch Aufträge bzw. Rechnungen abrechnen! Die Erzeugung der Belege erfolgt nachts und im Hintergrund, sodass du während dieser Zeit problemlos in anderen Bereichen weiter arbeiten kannst. Natürlich kannst du den Abrechnungslauf für alle Verträge auch jederzeit manuell anstoßen.
Wähle flexibel aus verschiedenen Abrechnungstypen
Zur Abrechnung von Verträgen stehen dir verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
- Auftrag erzeugen:
Hier wird ein Auftrag für die abrechnungsrelevanten Positionen erzeugt. Wähle diese Option, wenn du Lagerbewegungen (Notwendigkeit einer Lieferung und der Bestandsaktualisierung) hast oder wenn du zum Beispiel eine Auftragsbestätigung für die Leistung erzeugen musst. - Rechnung erzeugen vor Abrechnungsperiode:
Wähle diese Option, wenn eine Rechnung erzeugt werden soll mit dem Rechnungsdatum zum Zeitpunkt der Abrechnung. - Rechnung erzeugen nach der Abrechnungsperiode:
Diese Option erlaubt dir eine Rechnung zu erzeugen, deren Rechnungsdatum das nächste Rechnungsdatum 1 Tag ist. - Mehrere Verträge können über die Sammelabrechnung abgerechnet werden.
Anschließend kannst du von der automatischen Verarbeitung von Rechnungen aus Verträgen in weclapp profitieren und sämtliche Folgeprozesse vereinfachen. Rechnungsdokumente direkt erstellen lassen und Offenen Posten erzeugen? Kein Problem! Folgende Status Möglichkeiten stehen dir zur automatischen Verarbeitung zur Auswahl:
- Neu
- Rechnungsdokument erzeugt
- Offener Posten erzeugt
- Buchhaltung gebucht
Hier findest du nähere Infos zum Abrechnen von Verträgen mit weclapp.
Die Vorteile des weclapp Vertragsmanagements auf einen Blick:
- Verschiedene Vertragsarten können ausgewählt werden
- Dokumentenablage der Verträge sowie Historie über erstellte Belege
- Fehlerquote in der Vertragspflege auf Minimum reduzieren
- Jederzeit professionellen Überblick über Verträge, Konditionen und Informationen
- Zeiteinsparung durch weniger Aufwand für Vertragsverwaltung und –abrechnung
- Automatische Fristenkontrolle und Erinnerungen an relevante Termine
- Mehr Transparenz über Einnahmen, Rentabilität und Wirtschaftlichkeit der Verträge
- Automatische Vertragsfakturierung in definierbaren Laufzeiten und Zyklen
- Intelligente Kommunikation und Übergabe an Rechnungswesen und Buchhaltung: sämtliche Belege werden übergeben, wie beispielsweise Rechnungen und Gutschriften
Unterschied zwischen wiederkehrenden Rechnungen und der Abrechnung über das Vertragsmanagement
Das Vertragsmanagement eignet sich besonders in den Fällen, wo die Grundlage der zu erbringenden Leistungen in Form eines Vertrages vereinbart wurden (z.B. Dienstleistungsvertrag), die Leistungen nicht nur einmalig sondern auch wiederkehrend sind und Kündigungsmodalitäten vereinbart wurden die automatisiert beachtet werden müssen. Darüber hinaus kann eine Abrechnung über Verträge auch statt einer Rechnung einen Auftrag generieren.
Das ist insbesondere dann wichtig, wenn im Rahmen des Vertrages nicht nur Dienstleistungen, sondern auch Materialien eingesetzt werden, die den Bestand verändern. Bei wiederkehrenden Rechnungen ist das Erzeugen von Aufträgen nicht möglich. Die Abrechnung über das Vertragsmanagement bietet außerdem den Vorteil, dass Positionen die zusammen an einem Tag abgerechnet werden auch zu einem Beleg zusammengefasst werden können.
