Forderungsmanagement

Forderungen entstehen, wenn der Kunde (auch Debitor genannt) die Zahlung für die Dienstleistung oder Lieferung nicht bar ausführen muss, sondern eine Rechnung erhält, die er in wenigen Tagen ausgleichen soll. Das Rechnungswesen, in großen Unternehmen gibt es auch eine separate Abteilung Debitorenbuchhaltung, überwacht alle Forderungen und ergreift geeignete Schritte, um sie pünktlich einzutreiben. Die Gesamtheit aller Maßnahmen im Umgang mit Debitoren und den Forderungen an sie wird heute als Forderungsmanagement bezeichnet. Es beginnt schon bei der Vereinbarung von Zahlungszielen mit potentiellen Kunden und endet erst, wenn die Forderungen ausgeglichen sind.

Was sind die Ziele eines effektiven Forderungsmanagements?

Wichtigstes Ziel des Forderungsmanagements ist die Sicherung der Liquidität deines Unternehmens als Grundlage für eine langfristige Existenz (Hier findest du mehr Informationen zur Liquiditätsplanung). Forderungsausfälle sollen minimiert und Risiken erkannt werden. Forderungen binden Kapital – sie müssen finanziert werden, denn deinen Wareneinkauf und deine Kosten für Personal und Allgemeines sind meist schon dann fällig, wenn du auslieferst. Das Forderungsmanagement beschleunigt die Zahlungsvorgänge und senkt damit die Finanzierungskosten für die Ausstände. Für das Controlling liefert das Forderungsmanagement wichtige Kennzahlen für die Einschätzung der Liquidität des Unternehmens. Das soll die eigene Bonität verbessern.

Welche Aufgaben übernimmt das Forderungsmanagement?

Das Management der Forderung beginnt bereits bei der Annahme der Bestellung des Kunden. Mehrere Abteilungen müssen gut zusammenarbeiten. Der Verantwortliche für das Forderungsmanagement hält die Fäden zusammen, leitet und kontrolliert die einzelnen Maßnahmen, die sowohl im Verkauf bzw. Vertrieb, im Rechnungswesen und im Controlling umgesetzt werden.

• Ergreifen vorbeugender Maßnahmen in der Zusammenarbeit mit Kunden
• Überwachen der Forderungen des Unternehmens
• Organisieren eines effektiven Mahnwesens
• Beauftragen von Mahnverfahren und Vollstreckungen
• Ermitteln von Kennzahlen zur Beurteilung der eigenen Bonität

Die Bedeutung des Forderungsmanagements

Ein professionelles Management der Forderungen ist heute für jedes Unternehmen wichtig. Denke daran, dass nur eine ausreichende Liquidität langfristig die Existenz des Unternehmens sichert. Doch vor Betrug und Zahlungsausfall ist niemand gefeit. Je mehr Maßnahmen du zur Sicherung der Forderungen ergreifst, desto niedriger wird die Rate der Forderungsausfälle sein und umso schneller erhältst du dein Geld von den Kunden.

Die Prüfung der Bonität kann entscheiden, ob der Käufer überhaupt ein Zahlungsziel erhält oder ob er bar bzw. per Vorkasse bezahlen soll. Ein termingetreues Mahnwesen fordert dann zeitnah offene Forderungen ein. Verweigert der Kunde Zahlungen hartnäckig, dürfen auch Mahn- und Vollstreckungsbescheid nicht tabu sein. Falsche Rücksicht ist hier fehl am Platz – auf einen Kunden, der nicht zahlt, kannst du getrost verzichten.

Was sind die Inhalte eines erfolgreichen Forderungsmanagements?

Zu einem erfolgreichen Forderungsmanagement gehört also mehr, als nur Mahnungen zu schreiben. Getroffen werden müssen grundlegende Entscheidungen zur strategischen Ausrichtung des Unternehmens:

• Welche Zahlungsmethoden biete ich meinen Kunden an?
• Gewähre ich Skonto, um die Zahlungen zu beschleunigen?
• Wie organisiere ich meine Buchhaltung, um einen ständigen Überblick über die offenen Forderungen zu erhalten?

Schutz vor Forderungsausfall durch präventive Maßnahmen im B2B

Die Gestaltung von Zahlungsbedingungen gehört zu den grundlegenden strategischen Entscheidungen eines Unternehmens. In der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen ist die Warenlieferung oder die Dienstleistung auf Ziel heute üblich. Gerade große Konzerne nutzen ihre Marktmacht gern, um lange Zahlungsziele zu vereinbaren und so günstige Lieferantenkredite zu nutzen. Doch jeder Unternehmer kann für sich selbst entscheiden, welchem Kunden er gute Zahlungsbedingungen anbietet.

Hier einige Gestaltungsmöglichkeiten:

• Verlange von Neukunden Vorkasse bei der Auslieferung.
• Vereinbare Anzahlungen ab einer bestimmten Auftragshöhe, gerade bei materialintensiven Aufträgen.
• Schließe Teilzahlungsvereinbarungen bei Erreichen von definierten Auftragsständen.
• Gestalte die Zahlungsziele gestaffelt nach erreichten Umsatzzielen.
• Lasse umfangreiche Geschäfte mit Warenkreditversicherungen oder Bürgschaften sichern.

Vorbeugung im privaten Handelsbereich

Auch im Handel mit Privatkunden können unterschiedliche Zahlungsmodalitäten die Forderungsausfälle minimieren:

• Gestatte den Kauf auf Rechnung nur zahlungskräftigen Stammkunden.
• Integriere andere Zahlungswege wie PayPal oder Kreditkarten in deinen Onlineshop.
• Arbeite mit Zahlungsdiensten mit Verkäuferschutz zusammen (PayPal, AmazonPayments)

Gerade im Onlinehandel, aber auch bei Geschäften mit Neukunden im gewerblichen Bereich gewinnt die Prüfung des Kunden vor Ausführung des Auftrages an Bedeutung. Dazu zählen die Bonitäts- und die Adressprüfung. Schütze dich so vor Betrügern und Zahlungsausfällen.

Solche Prüfungen vorab selbst durchzuführen, ist aufwendig und uneffektiv. Hier empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit erfahrenen Auskunfteien, wie etwa die SCHUFA im privaten Bereich oder Wirtschaftsauskünften wie Bürgel oder Creditreform im B2B. Bonitätsprüfungen können auch als Grundlage für die Vereinbarungen der Zahlungsziele dienen.

Wichtiger Grundsatz für alle unternehmerischen Tätigkeiten: Nimm alle Bestellungen nur schriftlich an! Bestehe auf vollständige Angaben der Kundendaten!

Maßnahmen einer Inhouse-Forderungsbetreibung

Installiere eine gute Finanzbuchhaltungssoftware!
Informiere dich bei verschiedenen Anbietern über eine geeignete Buchhaltungssoftware, die dir sowohl bei der Erstellung von Rechnungen bzw. Forderungen als auch bei der Überwachung der Zahlungseingänge hilft. Dabei ist ein taggenaues Buchen aller Rechnungen und Kontoauszüge jedoch Voraussetzung für den Erfolg. So kannst du täglich Offene-Posten-Listen erstellen und überprüfen, welche Forderungen noch offen sind. Auch die Ermittlung von Kennzahlen fällt mit einer entsprechenden Software leichter.

Optimiere deine Debitorenbuchhaltung!
Bei der Abarbeitung von Bestellungen und Aufträgen beginnt das Forderungsmanagement bereits bei der Erstellung von Rechnungen in der Debitorenbuchhaltung. Erfasse alle notwendigen Kundendaten korrekt, bei Geschäftskunden prüfe bitte auch die angegebene Firmierung. Hast du Zweifel, dann lasse dir eine Gewerbeanmeldung zusenden. Auch einen Handelsregisterauszug kannst du dir ohne großen Aufwand besorgen. Notiere auch die Telefonnummer in den Stammdaten des Debitors. Auf dem Rechnungsbeleg muss außerdem eindeutig aufgeführt sein, wann die Forderungen fällig werden.

Viele Kunden glauben, dass das Unternehmen drei Mahnungen versenden muss, ehe weitere Konsequenzen drohen. Dem ist aber nicht so! Kunden geraten in Zahlungsverzug, wenn sie das Fälligkeitsdatum überschritten haben. Am besten nennst du also auf der Rechnung neben einer Frist auch den genauen Zahlungstermin, etwa so:

Zahlen Sie den Rechnungsbetrag bitte innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungseingang, spätestens jedoch bis zum 01. Mai 20…

Organisiere ein effektives Mahnwesen!
Obwohl es gesetzlich nicht gefordert ist, verwenden heute immer noch viele Unternehmen ein fünfteiliges Mahnsystem. Auf der Grundlage der Offenen-Posten-Listen der Buchhaltung kann auf den Tag genau ermittelt werden, wie weit sich die Kunden in Verzug befinden. Die Buchhaltungssoftware gibt auch hier eine gute Unterstützung.

Ein höflicher, aber bestimmter Ton ist bei allen Mahnschreiben wichtig, um die Forderung erfolgreich einzutreiben. Manchmal hilft es auch, telefonisch nach der ausbleibenden Zahlung zu fragen. Biete deinem Kunden hier Unterstützung an, zum Beispiel mit einer Ratenzahlung.

So könntest du dein Mahnwesen organisieren:

Schritt 1: Zahlungserinnerung
10-14 Tage nach Überschreiten des Zahlungsziels
neues Zahlungsziel angeben

wenn die Zahlung ausbleibt

Schritt 2: 1. Mahnung
20-30 Tage nach Überschreiten des Zahlungsziels
Mahngebühren fordern

wenn die Zahlung ausbleibt

Schritt 3: 2. Mahnung
40-50 Tage nach Überschreiten des Zahlungsziels
Mahngebühren fordern
Lieferstopp aussprechen

wenn die Zahlung ausbleibt

Schritt 4: 3. Mahnung
60 Tage nach Überschreiten des Zahlungsziels
Mahngebühren und Verzugszinsen fordern
Übergabe an den Anwalt oder gerichtliches Mahnverfahren ankündigen

wenn die Zahlung ausbleibt

Schritt 5: Gerichtliches Mahnverfahren
Mahnbescheid online beantragen
oder Übergabe an einen Rechtsanwalt